La sobreocupación mantenida en el tiempo puede ser una importante fuente de estrés a la que muchos les es difícil sustraerse por el tipo de trabajo que desempeñan y que les tiene agobiados y de mal humor. Algunos se ven lanzados al ritmo de vida que caracteriza al patrón tipo A y que puede suponer un riesgo de enfermedad coronaria. Un modo de afrontar el estrés en estos casos es reorganizar tempos y tareas de manera que podamos reducir la sobreocupación laboral y adoptar un estilo de vida que nos permita ocuparnos de otras muchas cosas que también nos importan en la vida.
Los días tienen solo 24 horas: guía práctica para planificar y dar sentido
“no va a dar tiempo” es una expresión que en la vida laboral y personal está asociada a menudo a la experiencia de estrés. Pero el tiempo no se detiene, corre inexplorablemente en días que solo tienen 24 horas y podemos perderlo tratando de meternos prisa y de precipitarnos para ganarlo. “no sé por dónde empezar” o empezar una tarea y sin terminarla, pasar a otras sin concluir ninguna también puede ser una fuente de estrés, precipitación, enfado y ansiedad que puedo afrontar con una adecuada gestión de las actividades y tiempos.
- Utilizo una adecuada planificación, organización y gestión de la agenda diaria para programar el tiempo disponible y dar sentido a mi actividad, que es un modo de dárselo a mi vida también. La agenda me puede ayudar a lograr un buen ajuste entre tiempo disponible y tareas y entre esfuerzo realizado y esfuerzo obtenido, a redistribuir las cargas de trabajo, a evitar la sobrecarga por acumulación de tareas y demandas imprevistas y dar vueltas a la cabeza sin sentido y sin saber por dónde empezar y a qué darle prioridad, el sentimiento de urgente y de insatisfacción, a aumentar mi motivación, a reducir el cansancio y la ansiedad y a incrementar mi eficacia y eficiencia
- Tomo en consideración los objetivos que quiero alcanzar con las actividades que planifico y los valores que dan sentido a mi actividad diaria y a mi desempeño profesional
- Anoto la víspera las tareas fijas y habituales del día siguiente, tanto del ámbito domestico como del ámbito laboral y social: compras, despachos de gestiones, reuniones de trabajo, entrevistas, visitas. Hoy dormiré mejor y mañana aprovecharé más el tiempo
- Sitúo en momentos fijos del día los trabajos rutinarios y habituales.
- Cuando se trata de actividades complejas, programo la realización gradual de tareas parciales, lo cual me facilita finalizar la actividad en los tiempos fijados y disfrutar la sensación de haberlas completado
- Priorizo actividades, tal vez con adhesivos o con colores diferentes, según sean obligatorias, muy importante, importantes y menos importantes, para asignarles el tiempo correspondiente y no malgastar tiempo y esfuerzo en tareas triviales, lo que sería una fuente de estrés añadida a la carga de la propia tarea
- Planifico de manera realista y proporcionada, de acuerdo con el tiempo disponible, con mis posibilidades y recursos, y con los del equipo humano con el que trabajo. Establezco un adecuado equilibrio entre las tareas que asumo y los recursos humanos y materiales con los que cuento.
- Equilibrio tareas fáciles con aquellas otra que exijan mayor esfuerzo
- Considero la posibilidad de que surjan imprevistos que podrían ser prioritarios y obligarme a reconsiderar la planificación del día
- Considero la posibilidad de que alguna de las actividades planificadas no pueda realizarse para tener previstas las alternativas
- No asumo actividades o responsabilidades que no me corresponden. Digo asertivamente no a demandas que no puedo o no quiero asumir
- Hago una cosa cada vez y no todo al mismo tiempo, focalizando la atención y la energía en el aquí y en el ahora de esa cosa y no en las cosas que no he podido hacer o que me quedan todavía por atender. Experimento la satisfacción por lo que voy completando y evito dejarme llevar por la urgencia y el agobio
- Evito dispersarme saltando de una cosa a otra sin concluir ninguna de ellas
- En la realización de las tareas y en particular de aquellas que me resultan más desagradables, práctico la relajación, la respiración abdominal y la atención consciente y plena.
- No postergo, no dejo para mañana las actividades inaplazables y que pueda hacer hoy, evitando así la acumulación progresiva de asuntos pendientes, los atrasos y la sobrecarga permanente que supone “no sacar el trabajo adelante” y sentirme ineficaz. Me ayudo con monólogos orientados a la acción: “cuando antes me lo quite mejor, ahora tengo unos minutos disponibles y los voy a aprovechar para evitar dilaciones”
- Al mismo tiempo, después de priorizar, decido qué actividades se pueden postergar para otro día y cuáles incluso pueden dejarse sin hacer sin que ocurra nada
- Hago previsibles y predecibles las actividades de la agenda. Establezco marcas e hitos que señalen con suficiente antelación las fechas límite y las tareas prioritarias en el horizonte temporal para evitar que me “cojan por sorpresa” actividades y tareas que debería haber previsto y tal vez he olvidado
- Reviso mi planificación y compruebo el ajuste tiempo-tarea logrado y aquellas actividades que tenía previstas o que me apetecía hacer pero que no he podido resolver por falta de tiempo
- Compruebo el grado de eficacia de motivación y de satisfacción logrado en las actividades realizadas y el impacto de lo que hecho en mi calidad de vida
- Aprendo a vivir cada jornada que ya no vuelve, disfruto cada día con el balance de los resultados logrados y me digo monólogos de reconocimiento por ello, porque eso hará mas probable que mañana sea también una buena jornada, puede que con carga, pero menos estresante.
Pausas para poner a punto las herramientas
Para poner a punto las herramientas de trabajo y para ponerme yo mismo a punto, compruebo cada día mi nivel de activación y rendimiento optimo y acompaso el ritmo de trabajo con pausas periódicas cuando compruebo que he rebasado ese nivel, que tengo fatiga y que mi rendimiento desciende a pesar de los esfuerzos por mantenerlo. Distribuyo adecuadamente el tiempo dedicado al sueño, ocio y recreo, al trabajo, a la familia, a los compromisos sociales.
En el curso de las pausas, puedo dar un paseo, oír música, hacer ejercicios de respiración y relajación y de atención consciente, plena y lenta o centrarme en otras actividades que exija menos concentración.
Delegar
“todo lo tengo que hacer yo, esto no puede ser, no puedo más”, “esto no sale si yo no lo hago” son quejas frecuentes tanto en el ámbito domestico como en el laboral y que traducen una experiencia de sobrecarga de malhumor y de ansiedad. Delegar es una manera de cambiar el cactus de sitio, de no hacer taras ni asumir cargas y responsabilidades que pueden y deben hacer otros.
Requiere a menudo decir NO y reivindicar de manera asertiva el propio bienestar. Delegar no es desatenderse, es compartir, es otorgar competencias a los demás y reconocerles las que poseen. Delegar es corresponsabilidad, mostrar confianza, mejorar el clima interpersonal entre personas que se siente coparticipes.
Si delego, no solo reduzco el estrés de la sobrecarga sino también el interpersonal que supone la queja continua y las polémicas que siguen a la queja y a los reproches. Me será difícil delegar si no pongo en cuestión que “todo lo tengo que hacer yo porque nadie lo puede hacer como yo lo hago” o si mantengo como algo indiscutible que “pierdo más tiempo en explicárselo que en hacerlo yo”. Si no decido poner en cuestión estas predicciones podría en este caso ahorrarme la queja de que “todo lo tengo que hacer yo”.
Aceptar que no soy perfecto
Querer que ande o hable con fluidez un bebé de cuatro meses, querer adquirir la competencia para conducir o para tocar de manera inmejorable un instrumento en el primer día de práctica son deseos que solo se cumplen en el mundo de la fantasía. Queremos hacer bien las cosas, a veces desearíamos incluso que nos salieran perfectas. Afrontar el estrés supone hacer bien las cosas, evitar errores, buscar los resultados mejores posibles, incluso excelentes pero a la vez aceptar que los tiempos de los que dispongo, los recursos con los cuento y la naturaleza misma de la tarea que tengo entre manos son circunstancias que definen lo que es posible aquí y ahora que en innumerables ocasionen ponen límites insalvables e impiden un resultado inmejorable. En la balanza del estrés, es importante conjugar bien esas circunstancias con las presiones y las demandas para evitar que éstas resulten excesivas y constituyan una fuente de estrés continua.
(Información extraída de Si la vida nos da limones, hagamos limonada: dar sentido a la vida cuando el estrés y la ansiedad nos la complican / Ernesto López Méndez, Miguel Costa Cabanillas, 2016)
