Organizar la agenda, las tareas y los tiempos
La sobreocupación mantenida en el tiempo puede ser una importante fuente de estrés a la que muchos les es difícil sustraerse por el tipo de trabajo que desempeñan y que les tiene agobiados y de mal humor. Algunos se ven lanzados al ritmo de vida que caracteriza al patrón tipo A y que puede suponer un riesgo de enfermedad coronaria. Un modo de afrontar el estrés en estos casos es reorganizar tempos y tareas de manera que podamos reducir la sobreocupación laboral y adoptar un estilo de vida que nos permita ocuparnos de otras muchas cosas que también nos importan en la vida. Los días tienen solo 24 horas: guía práctica para planificar y dar sentido “no va a dar tiempo” es una expresión que en la vida laboral y personal está asociada a menudo a la experiencia de estrés. Pero el tiempo no se detiene, corre inexplorablemente en días que solo tienen 24 horas y podemos perderlo tratando de meternos prisa y de precipitarnos para ganarlo. “no sé por dónde empezar” o empezar una tarea y sin terminarla, pasar a otras sin concluir ninguna también puede ser una fuente de estrés, precipitación, enfado y ansiedad que puedo afrontar con una adecuada gestión de las actividades y tiempos. Utilizo una adecuada planificación, organización y gestión de la agenda diaria para programar el tiempo disponible y dar sentido a mi actividad, que es un modo de dárselo a mi vida también. La agenda me puede ayudar a lograr un buen ajuste entre tiempo disponible y tareas y entre esfuerzo realizado y esfuerzo obtenido, a redistribuir las cargas de trabajo, a evitar la sobrecarga por acumulación de tareas y demandas imprevistas y dar vueltas a la cabeza sin sentido y sin saber por dónde empezar y a qué darle prioridad, el sentimiento de urgente y de insatisfacción, a aumentar mi motivación, a reducir el cansancio y la ansiedad y a incrementar mi eficacia y eficiencia Tomo en consideración los objetivos que quiero alcanzar con las actividades que planifico y los valores que dan sentido a mi actividad diaria y a mi desempeño profesional Anoto la víspera las tareas fijas y habituales del día siguiente, tanto del ámbito domestico como del ámbito laboral y social: compras, despachos de gestiones, reuniones de trabajo, entrevistas, visitas. Hoy dormiré mejor y mañana aprovecharé más el tiempo Sitúo en momentos fijos del día los trabajos rutinarios y habituales. Cuando se trata de actividades complejas, programo la realización gradual de tareas parciales, lo cual me facilita finalizar la actividad en los tiempos fijados y disfrutar la sensación de haberlas completado Priorizo actividades, tal vez con adhesivos o con colores diferentes, según sean obligatorias, muy importante, importantes y menos importantes, para asignarles el tiempo correspondiente y no malgastar tiempo y esfuerzo en tareas triviales, lo que sería una fuente de estrés añadida a la carga de la propia tarea Planifico de manera realista y proporcionada, de acuerdo con el tiempo disponible, con mis posibilidades y recursos, y con los del equipo humano con el que trabajo. Establezco un adecuado equilibrio entre las tareas que asumo y los recursos humanos y materiales con los que cuento. Equilibrio tareas fáciles con aquellas otra que exijan mayor esfuerzo Considero la posibilidad de que surjan imprevistos que podrían ser prioritarios y obligarme a reconsiderar la planificación del día Considero la posibilidad de que alguna de las actividades planificadas no pueda realizarse para tener previstas las alternativas No asumo actividades o responsabilidades que no me corresponden. Digo asertivamente no a demandas que no puedo o no quiero asumir Hago una cosa cada vez y no todo al mismo tiempo, focalizando la atención y la energía en el aquí y en el ahora de esa cosa y no en las cosas que no he podido hacer o que me quedan todavía por atender. Experimento la satisfacción por lo que voy completando y evito dejarme llevar por la urgencia y el agobio Evito dispersarme saltando de una cosa a otra sin concluir ninguna de ellas En la realización de las tareas y en particular de aquellas que me resultan más desagradables, práctico la relajación, la respiración abdominal y la atención consciente y plena. No postergo, no dejo para mañana las actividades inaplazables y que pueda hacer hoy, evitando así la acumulación progresiva de asuntos pendientes, los atrasos y la sobrecarga permanente que supone “no sacar el trabajo adelante” y sentirme ineficaz. Me ayudo con monólogos orientados a la acción: “cuando antes me lo quite mejor, ahora tengo unos minutos disponibles y los voy a aprovechar para evitar dilaciones” Al mismo tiempo, después de priorizar, decido qué actividades se pueden postergar para otro día y cuáles incluso pueden dejarse sin hacer sin que ocurra nada Hago previsibles y predecibles las actividades de la agenda. Establezco marcas e hitos que señalen con suficiente antelación las fechas límite y las tareas prioritarias en el horizonte temporal para evitar que me “cojan por sorpresa” actividades y tareas que debería haber previsto y tal vez he olvidado Reviso mi planificación y compruebo el ajuste tiempo-tarea logrado y aquellas actividades que tenía previstas o que me apetecía hacer pero que no he podido resolver por falta de tiempo Compruebo el grado de eficacia de motivación y de satisfacción logrado en las actividades realizadas y el impacto de lo que hecho en mi calidad de vida Aprendo a vivir cada jornada que ya no vuelve, disfruto cada día con el balance de los resultados logrados y me digo monólogos de reconocimiento por ello, porque eso hará mas probable que mañana sea también una buena jornada, puede que con carga, pero menos estresante. Pausas para poner a punto las herramientas Para poner a punto las herramientas de trabajo y para ponerme yo mismo a punto, compruebo cada día mi nivel de activación y rendimiento optimo y acompaso el ritmo de trabajo con pausas periódicas cuando compruebo que he rebasado ese nivel, que tengo fatiga y que mi rendimiento desciende a pesar de los
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